O offboarding é o processo de encerrar a relação de trabalho entre um colaborador e a organização. Este processo envolve várias etapas, tais como a entrega de documentos, a devolução de equipamentos, a realização de entrevistas de saída e a despedida dos colegas. Uma das etapas mais importantes do offboarding é a comunicação ao departamento de IT para desativar as contas e garantir a segurança da estrutura.
Comunicar o offboarding ao departamento de IT é essencial por vários motivos:
- Segurança: Ao desativar as contas de acesso dos colaboradores que saem da organização, evita-se o risco de que eles possam aceder a informações confidenciais, alterar dados, apagar arquivos ou introduzir vírus. Além disso, evita-se que pessoas não autorizadas possam usar as credenciais dos colaboradores que saem para aceder à rede da organização.
- Compliance: Ao desativar as contas de acesso dos colaboradores que saem da organização, cumpre-se com as normas legais e regulamentares que exigem a proteção dos dados pessoais e empresariais. Além disso, cumpre-se com os contratos de confidencialidade e de não concorrência que os colaboradores possam ter assinado.
- Economia: Ao desativar as contas de acesso dos colaboradores que saem da organização, economiza-se recursos e custos associados ao uso de licenças de software, de armazenamento na nuvem, de serviços de comunicação e de outros recursos de IT.
Para comunicar o offboarding ao departamento de IT, é importante seguir alguns passos:
- Planear: O ideal é que o offboarding seja planeado com antecedência, assim que se saiba da saída do colaborador. Dessa forma, pode-se definir um cronograma para a desativação das contas e a devolução dos equipamentos, bem como informar ao colaborador sobre os procedimentos a seguir.
- Notificar: O departamento de IT deve ser notificado por escrito sobre a saída do colaborador, indicando a data efetiva do desligamento, o motivo da saída e os recursos de IT que o colaborador utiliza. Essa notificação pode ser feita por email, por formulário online ou por outro meio acordado entre as partes.
- Confirmar: O departamento de IT deve confirmar o recebimento da notificação e proceder à desativação das contas e à recolha dos equipamentos do colaborador. O departamento de IT deve também informar ao gestor do colaborador e ao departamento de recursos humanos sobre a conclusão do processo de offboarding de IT.
- Avaliar: O departamento de IT deve avaliar o processo de offboarding de IT e identificar possíveis melhorias ou correções. O departamento de IT deve também manter um registo dos colaboradores que saem da organização e dos recursos de IT que eles utilizavam.
Conclusão
Comunicar o offboarding de colaboradores ao departamento de IT é uma etapa fundamental para garantir a segurança, a compliance e a economia da organização. Para isso, é preciso planear, notificar, confirmar e avaliar o processo de offboarding de IT, seguindo as melhores práticas e os protocolos estabelecidos. Assim, pode-se encerrar a relação de trabalho com os colaboradores de forma profissional e respeitosa, preservando a reputação e a integridade da organização.